Documentatie is key!

Het up-to-date houden van documentatie is voor veel organisaties een probleem. De gevolgen daarvan zijn vaak ernstiger dan ze denken. Stel je voor dat er een storing is. Die storing kan bijvoorbeeld worden opgelost door het apparaat dat de storing veroorzaakt, te vervangen. Bij voorkeur door een zelfde (nieuw) apparaat. Dit is helaas niet altijd mogelijk. Een apparaat kan bijvoorbeeld sterk verouderd zijn of is zelfs niet meer verkrijgbaar. Wellicht is het wel mogelijk om een aangepast apparaat te plaatsen om de storing op te lossen. En dan? Het is natuurlijk fantastisch dat je de storing hebt opgelost. Op naar volgende probleem. Maar ergens moet je in de documentatie van de machine aangeven wat er is veranderd. En dat valt nog wel eens tussen wal en schip.

In de praktijk blijkt het probleem zelfs nog groter. Niet alleen bij een vervanging wordt de documentatie niet aangepast, ook bij uitbreiding wordt de documentatie niet up-to-date gehouden. Voorbeeld. Er wordt een pomp bijgezet, er moet een kabel, een schakelaar en een elektrische beveiliging worden geplaatst en alles moet ook nog eens perfect op elkaar aansluiten. Als dat ad hoc gebeurt, is het maar de vraag of alle wijzigingen zorgvuldig worden gedocumenteerd. En dat kan bij een toekomstige storing een serieus probleem opleveren. Immers, die storing begrijp je niet op basis van de documenten. Sterker nog, je weet misschien helemaal niet waar de elektrische voeding vandaan komt. Zelfs niet waar je een installatie spanningsloos moet maken. Dat betekent: een gevaarlijke situatie voor de monteur! Een installatie-eigenaar is mede om die reden VERPLICHT om zijn installatie adequaat te documenteren (NEN3140, Arbo besluit).

Financiële gevolgen

Een goede documentatie is niet alleen belangrijk om een storing veilig op te kunnen lossen, het kan ook financiële gevolgen hebben. Een storing en daardoor stilstand wil je zo kort als mogelijk laten duren. Het helpt dan als ergens vastgelegd is hoe je installatie is opgebouwd. Op basis daarvan kun je dan gestructureerd zoeken en meten. Waar komt de voeding bijvoorbeeld vandaan? En via welke kast loopt de voeding? En wat valt er nog meer uit als je dat stuk spanningsloos maak? Als je eerst uit moet vinden hoe je installatie eigenlijk in elkaar zit, loop je direct achter de feiten aan. Dan wordt zo’n storing alleen al door de stilstandsduur snel heel kostbaar.

Helping hand

Wij helpen onze klant graag bij het up-to-date houden van het gehele elektrische documentenpakket. Als een monteur werkzaamheden uitvoert, kunnen ze dat aantekenen op de bestaande schema’s. Wij verwerken vervolgens alle aanpassingen in de gehele documentatie. Want vaak worden meerdere tekeningen beïnvloed door zo’n wijziging. Wij controleren daarom direct of het correct is qua design en regelgeving. Documentatie is namelijk key bij het voorkomen en oplossen van problemen!

Pieter Bolder